De l'avis d'un directeur financier : l’automatisation de la comptabilité fournisseurs devrait être notre prochain objectif stratégique
En tant que directeur financier chez Ricoh, j’ai pu me rendre compte par moi-même de la transformation numérique et, comme elle continue à apporter des changement considérables aux entreprises, l’importance des processus fondamentaux est d’autant plus claire.
Par exemple, votre processus de comptabilité fournisseurs consomme-t-il inutilement du temps et des ressources ? Cela peut passer inaperçu, tout en bloquant clairement la croissance de votre entreprise.
Pour prendre des décisions d’importance stratégique dans notre monde complexe, les responsables dont l’état d’esprit est axé sur la croissance ont besoin d’une image financière claire. Sans vision en temps réel de leur trésorerie, il est difficile de prendre des décisions en matière d’investissement. Un processus de comptabilité fournisseurs manuel n’est pas en mesure de fournir aux directeurs financiers ces informations essentielles en temps réel.
Selon notre étude récente sur l’épanouissement au travail, 20 % des décideurs des services finance affirment que la lourdeur de la charge administrative est l’une des principales raisons pour lesquelles leurs collaborateurs ne se sentent pas épanouis au travail.
L’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs permettra de connaître immédiatement l’analyse, les prévisions et les rapports en matière de trésorerie. Elle permettra également de transformer ce qui est depuis longtemps un processus d’administration commerciale très manuel et chronophage, ce qui a un réel impact sur la satisfaction des collaborateurs.
Cette transformation est également fondamentale pour améliorer l’expérience collaborateur, un élément essentiel qui est devenu l’une des priorités dans le contexte actuel de pénurie de talents. Le maintien de la compétitivité dans ce nouvel environnement économique requiert des pratiques intelligentes dans tous les domaines, même dans les moins évidents.
Quelle est la valeur réelle de la comptabilité fournisseurs ?
Peut-être disposez-vous de collaborateurs dédié à la comptabilité fournisseurs. Il leur incombe de recevoir les bons de commande, les bons de livraison, les factures, de traiter les paiements et les versements. Dans certaines entreprises, ces documents existent toujours en version papier avec des dossiers conservés dans des tiroirs en désordre et des armoires remplies à ras bord.
Cette approche basée sur le papier ne vous fournit pas une vision en temps réel de ce qui se passe réellement dans votre entreprise, y compris l'état réel de votre trésorerie, lorsque vous en avez besoin. Cette vision est essentielle pour que votre entreprise effectue de meilleurs investissements, analyse les retours sur ces investissement et réalise des économies substancielles.
Le fait d’investir dans un système de comptabilité fournisseurs robuste permet de dégager une forte valeur au sein de votre entreprise. Cela vous aide à développer vos opérations internes pour un avenir prometteur. Et si les avancées décisives obtenues récemment grâce à la digitalisation sont avérées, la transformation ne prend pas autant de temps que nous pouvons le penser.
Chaque étape de la numérisation de la comptabilité fournisseurs permet également d’économiser de l’argent, du temps et des ressources. Les erreurs et les mauvais calculs coûteux sont la dernière chose dont a besoin une entreprise en croissance. En particulier si des erreurs entraînent un risque ou une perte financière facilement évitable.
Les avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs incluent les éléments suivants :
1. Une lisibilité parfaite pour prendre des décisions
La comptabilité fournisseurs automatisée révolutionne l’analyse en matière de trésorerie, les prévisions et l’établissement de rapports, car elle propose une vision en temps réel de votre trésorerie, ce qui permet aux responsables de prendre des décisions de haut niveau en toute connaissance de cause.
Le fait de disposer d’un système qui s’intègre parfaitement et rapidement dans les opérations courantes constitue également un argument de vente important pour vos équipes. Il est fondamental qu’un fournisseur garantisse la formation des services financiers au fur et à mesure de l’intégration du système.
2. Des économies globales
Le fait d’investir dans un système automatisé est synonyme d’une baisse des coûts de votre entreprise. Malgré un coût initial, cela vous permettra de réduire le temps de traitement et les besoins en ressources à l’avenir. Chez Ricoh, nous avons constaté que notre système accélère le processus jusqu’à 80 %, ce qui représente une différence importante en termes de coût.
Le fait de disposer d’un système en place permet également au personnel comptable de se concentrer sur les objectifs stratégiques et de favoriser des activités économiques. Cela stimule la croissance et aide le personnel à prendre conscience qu’il joue un rôle concret dans votre entreprise.
3. Un travail hybride rationalisé
Imaginez que votre service comptabilité se bat en vain avec des process papier dans un contexte de travail hybride combinant télétravail et travail sur site. Dans ce cas, la solution sécurisée et basée sur le Cloud de Ricoh peut vous garantir flexibilité et continuité, quel que soit l’endroit où se trouvent les membres de l’équipe.
Si le système utilise la technologie IA d’apprentissage automatique, il peut également automatiser la validation des données et les approbations de lots, en réduisant la charge de travail de votre équipe. Les listes de tâches, les notifications et le contrôle des versions enregistrées accélèrent et facilitent également la gestion du processus à partir de plusieurs emplacements. Ainsi, l’ensemble des équipes reste informé et sur les rails.
En conclusion
L’automatisation de votre processus de comptabilité fournisseurs ne concerne pas uniquement la rationalisation des opérations : il s’agit également d’un impératif stratégique pour les entreprises actuelles. Alors que les responsables financiers recherchent des manières de dégager de la valeur de leurs investissements numériques, le fait de se concentrer sur un processus central comme la comptabilité fournisseurs peut fournir des rendements importants. Outre l’économie de temps et la diminution des erreurs, l’automatisation procure une analyse en temps réel en matière de trésorerie, améliore la prise de décisions et permet à vos équipes de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
À une époque où l’agilité et la précision sont primordiales, l’adoption de cette technologie autonomise votre personnel et aide votre entreprise à rester compétitive, évolutive et solide face à l’avenir.
Vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Ricoh peut aider votre entreprise à rationaliser son processus de comptabilité fournisseurs ?
Tim Stuart
CFO, Ricoh Europe
